SPED: a importância desse instrumento para a gestão empresarial

Há exatos 14 anos, em 2007, o governo federal deu um importante passo para melhorar e facilitar a fiscalização por parte da Receita Federal, modernizando as relações entre ela e o contribuinte. Naquela ocasião, o Decreto nº 6.022/2007 criou uma ferramenta digital que padronizava e integrava, em um só lugar, todas as informações relacionadas à gestão financeira, contábil e fiscal de uma empresa. Nascia ali o Sistema Público de Escrituração Digital ou, simplesmente, SPED.

O SPED nasceu como tentativa de reduzir a burocracia que envolvia a prestação de contas fiscais e contábeis ao governo, modernizando a transmissão de dados entre Fisco e contribuintes e facilitando o cumprimento das obrigações fiscais. O projeto SPED também veio para facilitar o acesso às informações contábeis e fiscais dos contribuintes, no caso de uma fiscalização, por exemplo, visto que o papel se tornou desnecessário para efetuar a escrituração das empresas. 

Além de melhorar o controle por parte do Fisco, o SPED também é responsável por unificar a forma de prestação e guarda das informações, centralizando em uma só plataforma. Por meio do SPED, todas as escriturações são unificadas e enviadas aos órgãos competentes do governo, promovendo o intercâmbio e o cruzamento de todas informações necessárias aos fiscos federais, estaduais e municipais.

Para os órgãos fiscais, a principal vantagem do sistema é o combate à sonegação fiscal. Afinal, com base na tecnologia e nesse cruzamento de informações, eles conseguem criar mecanismos mais assertivos para identificar empresas em situação irregular ou possíveis erros em seu processo de tributação de produtos e cálculo de impostos.

Ao longo dos anos e do período de adaptação, o SPED foi cumprindo seu papel. Criado no âmbito do antigo Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), a ideia era remover obstáculos burocráticos ao processo do crescimento econômico do país.

A importância do SPED para a gestão empresarial

Como vimos, o SPED é uma plataforma que permite a transmissão, pela internet, de dados e informações fiscais para o governo, deixando de exigir documentos físicos.

Hoje, 14 anos depois de criado, o SPED é formado por 12 módulos, que foram implantados de forma gradual ao longo do tempo. Todos, no entanto, surgiram a partir dos três principais:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); 
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

A partir destes foram desenvolvidos os demais:

• Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD Contribuições);
• Escrituração Fiscal Digital ICMS IPI (EFD ICMS IPI);
• Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf);
• eFinanceira;
• eSocial;
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Para fazer o envio eletrônico, é preciso utilizar a assinatura digital para comprovar a autoria e dar autenticidade, integridade e validade jurídica ao documento online. 

A diferença entre ECD e ECF

Criadas inicialmente junto com a NF-e para integrar o SPED, a ECD e a ECF, principais obrigações do sistema, são mais do que apenas siglas distintas.

A Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada SPED Contábil, foi criada para substituir a escrituração feita em papel pela escrituração digital, fazendo com que os livros contábeis passem a ser transmitidos ao Fisco em formato digital. 

Essas informações dizem respeito a toda a escrituração da empresa, tanto livros como demonstrações. Os livros envolvem o Diário e Razão e seus auxiliares e também Balancetes Diários, por exemplo. Já as demonstrações incluem o Balanço Patrimonial, o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e Notas Explicativas, por exemplo.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que veio para substituir a antiga DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais, é uma obrigação acessória que levanta informações referentes a todas as operações fiscais que influenciam na composição do valor devido do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL). 

Desde que foram implantadas, a ECF e a ECD obrigam que as áreas contábil e fiscal das empresas trabalhem de forma integrada. Isso porque o não compartilhamento de informações entre eles pode causar problemas com plano de contas, centro de custos e saldos, prejudicando a entrega das declarações. 

Além disso, a não apresentação das obrigações no prazo estipulado pode gerar multas diante do percentual sobre o lucro líquido. A empresa também pode ser multada por omissão ou informações equivocadas.

Estão obrigadas à entrega da ECD e ECF as empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido, Sociedades e Isentas e Imunes de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ). 

Como é possível perceber, o SPED não surgiu apenas para facilitar a vida da Receita Federal e organizar a gestão empresarial interna dos negócios. Ao longo dos anos, o sistema conseguiu também provocar uma espécie de compliance fiscal e natural do negócio, mantendo a empresa regularizada perante os diversos órgãos fiscalizadores e legislação específica.