Contabilidade para MEI: 6 situações em que ela pode ser importante

O microempreendedor individual (MEI) é o porte de empresa mais popular do Brasil. E não é por acaso: as facilidades que do enquadramento permitem que o próprio empreendedor assuma as obrigações e responsabilidades fiscais do seu negócio. Não há a necessidade de contratar um contador, por exemplo, já que a lei não exige a manutenção de livro-caixa ou de uma escrituração contábil formal. Ainda assim, as orientações do profissional podem ser importantes em alguns momentos. É aí que entra a ideia da contabilidade para MEI.

Hoje, muitos microempreendedores já encaram a assistência contábil como algo extremamente estratégico para o negócio. Não só para evitar falhas ou atrasos nas entregas das obrigações fiscais, mas, principalmente, como meta para ajudar a empresa a crescer.

Neste post, vamos mostrar como a atuação da contabilidade para MEI faz toda a diferença para auxiliar a alavancar o negócio.

O que é o MEI?

A figura do microempreendedor individual foi criada em 2008 para incentivar trabalhadores autônomos a saírem da informalidade. Até então, milhares de brasileiros ainda desempenhavam suas atividades sem qualquer acesso à Previdência Social ou amparo da legislação.

O MEI, então, chegou como uma opção relativamente barata e simples. O cadastro é feito pela internet em poucos minutos e a carga tributária é reduzida e sem surpresas: o valor a ser pago por mês é fixo e simplificado (numa única guia). A contribuição varia de R$ 56 a R$ 61 por mês, conforme a atividade exercida. 

Ao formalizarem seus negócios, o empreendedor recebe uma inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), passa a emitir notas fiscais e conquista o acesso a importantes benefícios, como aposentadoria por idade ou invalidez, salário-maternidade e auxílio-doença. Para o governo, essa regularização também é interessante, pois eleva a arrecadação de tributos. 

O regime possui algumas regras:

• a atividade exercida deve constar na lista permitida em lei;
• o faturamento bruto deve ser de até R$ 81 mil por ano;
• não é permitido formar sociedade.

O MEI conquistou o Brasil. Em pouco mais de uma década, tornou-se o tipo empresarial mais comum no país e o responsável por 30% do PIB.

Hoje, mais de 56% dos negócios em funcionamento no Brasil são MEI, segundo a Receita Federal. Em números, isso representa mais de 11,3 milhões de microempreendedores.

Com a pandemia, esse número atingiu seu ápice. Nos primeiros quatro meses de 2021, por exemplo, quase 1,4 milhão de empresas foram abertas no Brasil – 80% só de MEIs. Esse recorde vem num ritmo intenso desde 2020, quando 2,6 milhões de novos registros foram abertos, a maior adesão dos últimos cinco anos. 

Por que a contabilidade para MEI é interessante?

A maior parte dos processos do MEI, como a própria abertura do CNPJ, a declaração anual e a emissão de nota fiscal, foi desenvolvida para ser simples e didática. Mas nem sempre é assim. 

Nem todo mundo tem familiaridade com a internet, por exemplo. Ou, então, não se sente segura para confirmar alguns passos. Nestes casos, o acompanhamento de um contador é sempre o mais indicado.

Veja 6 situações em que o contador pode ajudar o microempreendedor individual. 

1. Emissão de notas fiscais

MEI precisa emitir nota? Essa é uma dúvida recorrente e a resposta é: depende para quem ele está vendendo ou prestando serviço.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal em todas as vendas e prestações de serviço que fizer para pessoas jurídicas de qualquer porte. Já quando for para uma pessoa física, ele só precisará emitir se o cliente exigir, caso contrário a emissão não é obrigatória. 

Porém, apesar da dispensa, é extremamente recomendado que ele emita as notas fiscais de sua operação para ajudar no controle financeiro do seu negócio.

Se o MEI tiver atividade de comércio, é necessário pedir autorização junto a Sefaz, já no caso de atividade de prestação de serviço apenas, ele deverá fazer um cadastro na prefeitura da cidade onde a empresa está registrada.

É devido a essas peculiaridades que a assessoria contábil para o MEI pode ser interessante. 

2. Dar baixa no MEI

Caso o MEI resolva desistir do negócio, é preciso fechar a empresa e dar a baixa no CNPJ para que não fique com pendências. Neste caso, o contador pode auxiliar o microempreendedor em algumas obrigações acessórias, como a Declaração (DASN) de Situação Especial, por exemplo, que exige atenção em alguns prazos e datas. Quem faz o pedido de baixa até 30 de abril, por exemplo, deve entregar a DASN até 30 de junho. Mas, se ele for feito em outra data, a entrega deve ocorrer até o último dia útil do mês seguinte.

3. Dar suporte na contratação de funcionários

A contratação de um funcionário, permitida pela legislação, é um dos processos que mais causam dúvidas ao MEI. E é por isso que, neste momento, a contabilidade para o MEI se torna quase essencial.

Afinal, contratar um profissional exige a observação de regras, direitos e encargos previstos na legislação trabalhista e que devem ser respeitados. Por exemplo:  

• a administração da folha de pagamento; 
• a fixação do salário (que deve ser de um salário mínimo ou, então, o piso da categoria, se houver);
• as férias;
• o INSS;
• o recolhimento da guia do FGTS.

A orientação do contador, no entanto, já vem antes mesmo da contratação propriamente dita. Ainda que seja somente um único funcionário, manter uma pessoa a mais na empresa sempre representa um custo maior ao MEI. 

Por isso, é importante que o contratante tenha uma noção prévia do que isso significa e de tudo que terá que desembolsar todos os meses. A contabilidade para MEI, portanto, ajuda exatamente neste ponto: o contador pode elaborar um planejamento financeiro para que o empreendedor analise a real viabilidade dessa opção.

4. Auxiliar na obtenção de crédito

O contador também pode ter papel preponderante na busca por liberação de crédito ou empréstimo, por exemplo. Isso porque nem sempre essa opção é fácil e acessível para quem é MEI. Por se tratar de um regime tributário com limite de faturamento, algumas instituições financeiras ficam receosas de liberar um alto valor, temendo que o empresário não consiga honrar com suas obrigações. 

Por isso, o processo deve ser muito bem documentado e comprovado. E a figura do contador se torna importante durante o processo. Ele pode, por exemplo, ajudar o empresário a elaborar um plano de investimento, apresentando a maneira como o dinheiro será utilizado, como a empresa poderá crescer com esse auxílio financeiro e quais potenciais retornos que ele poderá obter. 

Isso não só ajuda a dar mais segurança à instituição financeira como ainda ajudará o MEI a trabalhar com foco no efetivo resultado.

5. Auxiliar no preenchimento e entrega da Declaração Anual

A Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual (DASN – SIMEI) é obrigatória para quem é MEI. Afinal, é o documento que presta as contas do negócio ao governo.

No entanto, é muito comum acontecer erros neste processo. Um deles é a própria falta de organização: o MEI nem sempre se atenta ao período de entrega do documento (fim de maio) e pode acabar perdendo o prazo e gerando problemas com a Receita Federal e outros órgãos públicos.

Além disso, o próprio preenchimento também pode acarretar falhas ou imprecisões – especialmente no valor bruto do faturamento anual. Como a emissão de nota fiscal é dispensada em alguns casos, a informação dos rendimentos pode apresentar equívocos. 

Isso aumenta as chances da Receita Federal encontrar dados incompatíveis na hora de fazer o cruzamento das informações. Neste contexto, o contador pode ajudar o MEI a ter um controle mais rígido e regular dos rendimentos que acumula mensal e anualmente. 

6. Auxiliar na migração para o Simples Nacional

Quando o negócio cresce e acaba ultrapassando o limite de faturamento atual é hora de dar o próximo passo: a migração do MEI para microempresa ou empresa de pequeno porte. O chamado desenquadramento obrigatório, no entanto, não acontece só quando o faturamento passa do limite estipulado em lei. Há também outras situações que obrigam a mudança de regime. Por exemplo:

• o pagamento de salários acima do limite;
• a entrada de um sócio;
• a abertura de uma filial;
• a inclusão de uma atividade econômica vedada para o MEI.

Durante este processo, contar com a orientação de um contador é essencial. Não só porque é obrigatória a assinatura do profissional na documentação fiscal e contábil, mas também porque ele pode auxiliar no encerramento das atividades e no início da empresa com o novo enquadramento. 

De acordo com o Sebrae, o crescimento do número de microempreendedores reflete o elevado desemprego que existe no país hoje. São pessoas que buscam no próprio negócio uma forma de sobreviver, de se ocupar e de ter uma renda enquanto o mercado de trabalho não melhora. Neste cenário, a contabilidade para MEI ganha ainda mais importância. Afinal, o contador pode auxiliar o novo empresário a enxergar o negócio não só como um quebra galho para um momento temporário, mas também pode ajudá-lo a transformar a empresa numa boa e próspera alternativa de renda.