Entenda como a gestão à vista pode qualificar os processos nas empresas

Foi-se o tempo em que o status e indicadores de processos importantes para a rotina da empresa, como dados de performance e andamento de projetos, por exemplo, ficavam guardados em pastas e gavetas para serem consultados individualmente por seus respectivos gestores. As empresas agora apostam em painéis e quadros instalados em pontos estratégicos, permitindo a todos ter uma visão exata do que está acontecendo.

A gestão à vista preconiza exatamente isso: colocar à disposição de todos os funcionários as informações estratégicas de desempenho da empresa. Essa metodologia se tornou uma prática cada vez mais presente na rotina das equipes, principalmente aquelas que buscam mais transparência e engajamento de seus colaboradores.

Ter à vista dados e informações importantes que são atualizados em tempo real ajuda a equipe a identificar a tendência de determinado índice e a tomar decisões para ajustar as formas de trabalhar, minimizando problemas e prejuízos. Ou seja, estimula uma reação imediata na equipe, provocando mudanças de comportamento e correção de desvios para resolver o que for preciso naquele momento.

Afinal, de que outro modo elas poderiam perceber essa necessidade, se não soubessem que determinado índice está negativo?

A grosso modo, é o mesmo que acontece, por exemplo, com as pessoas quando estão dirigindo um carro. Todas as informações que ela precisa para gerenciar a velocidade do veículo e a distância que ele pode percorrer estão apontadas em um painel com ponteiros coloridos que fica bem à sua frente. Sempre que esse motorista se deparar com uma placa com limites de velocidade, por exemplo, ele poderá consultar a informação que o painel mostra e, se for necessário, modular a aceleração já a partir daquele momento, de forma imediata.

A essência da gestão à vista é, basicamente, tornar tudo claro e visível. 

As vantagens da gestão à vista

Os benefícios de adotar a gestão à vista na empresa vão muito além de fazer com que as atividades da semana, do mês, ou o status de cada projeto seja constantemente lembrado.

Essa metodologia proporciona que os colaboradores tenham uma visão geral e completa do cenário onde estão inseridos. Isso os ajuda a identificar a importância do papel que possuem dentro da empresa e como as suas ações influenciam diretamente nos resultados obtidos coletivamente.

Além disso, também permite a rápida tomada de decisão em momentos de imprevisto ou de pequenas crises que, quando gerenciadas a tempo, conseguem evitar danos maiores. 

Com os dados à vista de todos, a equipe também consegue focar nas tarefas que realmente são importantes para aquele dia. Isso permite, inclusive, que o próprio colaborador consiga se autogerenciar com as suas atividades. A consequência direta desse ajuste de foco é o aumento da produtividade.

Por fim, a equipe também consegue ter um maior controle do andamento das metas do mês, já que conseguem rapidamente identificar os gargalos que podem vir a impedir que elas sejam alcançadas.

Como adotar a gestão à vista

Existem diversas maneiras de implantar a prática da gestão à vista em uma empresa, que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades de cada negócio. Elas podem ser feitas por meio de quadros, murais, painéis e até aparelhos televisores. 

O método Kanban, por exemplo, que se baseia em post-its coloridos para indicar o andamento dos fluxos de trabalho e de produção, é um dos mais utilizados. Em geral, ele é construído em três colunas que dividem o trabalho nas etapas “a ser feito”, “em andamento” e “finalizado”, permitindo visualizar o adiantamento do trabalho e a quantidade de tarefas em atraso.

Outra alternativa interessante é a divulgação dos dados em telas de televisão. Esta foi a metodologia escolhida aqui na Orsitec, onde estamos sempre de olho no que há de mais novo no mercado. Realizamos a instalação de quatro TVs, uma para cada equipe de trabalho, que passarão a transmitir em tempo real os principais indicadores da empresa para todos os colaboradores.

Como nossos serviços têm prazos legais, a gestão à vista é uma grande aliada ao engajamento no sentido de cumprir essas obrigações, e essa medida foi uma forma viável que encontramos de levar a transparência que praticamos com os nossos clientes também para dentro da estrutura da empresa.

Ao adotar a gestão à vista, conseguimos também estimular o compartilhamento de boas práticas entre os funcionários e avançar mais um passo na inovação tecnológica e na eliminação dos riscos relacionados à falta de conhecimento da equipe.