DEFIS: a prestação de contas anual e obrigatória das MEs e das EPPS

         Se você tem uma microempresa (ME) ou uma empresa de pequeno porte (EPP), ainda que inativas, então fique atento ao prazo: a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) vai até 31 de março.

         A DEFIS é uma prestação de contas que deve ser entregue todos os anos à Receita Federal. Trata-se de uma declaração simplificada que reúne os dados econômicos e fiscais relativos às empresas optantes do Simples Nacional para garantir a regularidade da empresa. Além disso, as informações cadastradas na DEFIS também se comunicam com os sistemas dos governos estaduais e municipais, tornando-se uma forma de comprovar os tributos que a empresa recolheu. Assim, qualquer tipo de irregularidade ou inexatidão nos dados informados pode vir a ser identificada a partir da DEFIS

         Quem possui um ME ou uma EPP tributada pelo Simples Nacional é obrigado a entregar a DEFIS. Isso acontece, inclusive, se a empresa estiver inativa e, portanto, sem faturamento ou alterações patrimoniais no ano-exercício anterior (2020). Neste caso, a apresentação da DEFIS também é obrigatória, mas basta apenas informar a inatividade ao preencher o documento. A única exceção são os microempreendedores individuais (MEI): para eles, há uma declaração específica: a DASN-SIMEI.

         A DEFIS é o mesmo documento de que se tratava a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). A DASN, no entanto, teve a nomenclatura substituída em 2012, com a publicação da Resolução CGSN 94/2011. Apesar da mudança, os objetivos do documento foram mantidos.

         Como emitir a DEFIS

         A entrega da DEFIS para a Receita Federal é feita de forma totalmente online, por meio de um software específico, o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D). O PGDAS-D pode ser acessado no site do próprio Simples Nacional. O processo vai exigir o uso de um certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica para que os dados possam ser transmitidos.

         Ao abrir o PGDAS-D e clicar em DEFIS, o contribuinte terá algumas opções de preenchimento:

• Original: empresa que irá preencher a primeira declaração no ano-calendário;

         ou

• Retificadora: empresa que precisa retificar informações já enviadas;
• Situação normal;

         ou

• Situação especial: empresas que foram extintas ou passaram por processo de fusão, cisão e incorporação.

         Em ordem de preenchimento, as empresas deverão preencher as seguintes informações na DEFIS:

• ganhos de capital;
• número de colaboradores (no início e no fim do período abrangido);
• valor do lucro contábil do período em questão;
• identificação e rendimentos de cada um dos sócios e sua participação no capital social da empresa;
• saldo do caixa, ou da conta bancária, no início e no fim do período abrangido;
• soma dos gastos no período;
• total de ganhos líquidos auferidos em operação de renda variável; 
• doações para campanha eleitoral;
• informações específicas de cada estabelecimento da empresa (matriz e filiais), como, por exemplo, estoque inicial e final;
• dados referentes de cada município onde possui estabelecimentos. 

         O que acontece se a empresa não apresentar a declaração

         Caso não emita a DEFIS no prazo, a empresa não será penalizada com multa. No entanto, não conseguirá gerar as apurações mensais daquele ano, já que o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) só estará liberado após a entrega da declaração referente ao ano anterior. Na prática, isso significa que a empresa estará impedida de cumprir com suas obrigações fiscais e, aí sim, a consequência pode ser mais grave. Isso porque o não pagamento do DAS pode deixar a empresa irregular perante o Fisco, acarretando transtornos como inscrição em dívida ativa e perda do CNPJ. 

         Como se pode perceber, o preenchimento dos formulários da DEFIS não é algo complicado. Ainda assim, no entanto, é preciso atenção para evitar erros e, principalmente, retrabalho. Lembre-se, por exemplo, que é necessário um certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica para confirmar a transmissão dos dados. 

         Por isso, contar com a ajuda de um profissional contábil pode tornar o procedimento de entrega da DEFIS muito mais fácil e ainda mais simples.