Como a contabilidade atua na área trabalhista?

A contabilidade é responsável, entre outras coisas, por monitorar e controlar as obrigações e recolhimentos tributários de uma empresa, participando das principais rotinas financeiras e administrativas e auxiliando os empresários nas decisões e melhores caminhos para o sucesso do negócio. Essa rotina contábil engloba também a área trabalhista, extremamente importante dentro das empresas, e que deve receber atenção especial para garantir que todos os direitos sejam assegurados aos empregados, assim como todos os deveres junto aos órgãos sejam cumpridos. 

A contabilidade trabalhista, portanto, tem o papel de cuidar das relações entre empregados e empregadores e é incumbida de cumprir com as rotinas que envolvem os direitos e deveres em relação às leis trabalhistas, incluindo as normas e regras da CLT. Ela atua em conjunto com a equipe de Departamento Pessoal ou Recursos Humanos das empresas, que administra o dia a dia de seus empregados, mas que conta com todo o respaldo da contabilidade na hora de cumprir com suas obrigações legais, operacionalizar a folha de pagamento e recolher as obrigações trabalhistas. É aí que entra o papel do contador.

O profissional contábil é responsável por assegurar que todos os funcionários da empresa tenham acesso aos direitos trabalhistas previstos na legislação e garantir que eles sejam sempre cumpridos e respeitados. Sendo assim, a contabilidade trabalhista é responsável por realizar os trâmites que envolvem, por exemplo: 

• formalização de admissões e rescisões;
• folha de pagamento;
• décimo terceiro salário;
• férias;
• multas rescisórias;
• hora extra;
• vale transporte;
• pagamento de benefícios específicos de cada categoria profissional;
• envio dos tributos para recolhimento;
• orientação quanto às mudanças na legislação trabalhista;
• envio das obrigações acessórias ao governo.

Ter uma boa assessoria na área trabalhista ajuda a reduzir riscos e irregularidades que podem causar graves prejuízos para as empresas, como as indenizações onerosas advindas de possíveis processos trabalhistas ou do pagamento de multas, por exemplo. Assegurar os direitos trabalhistas de todos não só mantém a regularidade da empresa com o Fisco, como também ajuda a manter os colaboradores mais motivados, engajados e seguros. Além disso, ainda trabalha a reputação da empresa no mercado, atraindo e retendo bons talentos.

Como funciona a contabilidade para o setor trabalhista?

Como já falamos, a contabilidade trabalhista cuida para que todas as obrigações envolvendo os direitos trabalhistas dos empregados sejam cumpridas pela empresa. Isso é um grande desafio tanto para empresários quanto para os contadores, devido à complexidade da legislação, às constantes mudanças e novas obrigações perante o Fisco. São muitas as regras e detalhes que envolvem os direitos trabalhistas e muitas situações a serem monitoradas para não causarem transtornos e prejuízos às empresas. A falta de controle sobre a jornada de trabalho, por exemplo, é uma situação que pode trazer problemas se não for bem monitorada. Se o empregado ultrapassar muitas vezes a quantidade de horas extras permitidas por lei, a empresa também pode ser condenada a pagar uma indenização. O mesmo acontece com os intervalos. A duração desse período varia conforme a carga horária de cada funcionário e isso deve ser controlado e observado. Além de gerar indenizações, a falta de descanso pode sobrecarregar o funcionário e reduzir a sua produtividade, aumentando os prejuízos da empresa.

De olho em tudo isso, o governo federal decidiu unificar a entrega das informações trabalhistas que se referem à contratação de pessoas e as reuniu em uma só ferramenta, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). O eSocial é um sistema de registro online por meio do qual as empresas lançam informações sobre seus colaboradores, facilitando a fiscalização por parte do governo. Esses dados envolvem desde o quadro de horário de trabalho e a folha de pagamento até contribuições previdenciárias e a guia de recolhimento do FGTS, por exemplo. 

Tal como o eSocial, as mudanças trabalhistas são constantes no Brasil e, por isso, é necessário que o contador acompanhe e esteja atento às decisões mais recentes. Uma delas, a Reforma Trabalhista de 2017, gerou um profundo impacto na rotina de muitas empresas e também dos escritórios contábeis.

A reforma trabalhista e mudanças na contabilidade

A reforma trabalhista trouxe, em 2017, uma série de mudanças na relação entre empregados e empregadores. Ainda assim, passados quatro anos da sua implantação, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre como proceder em alguns casos. Essa insegurança não é por acaso. Especialistas apontam que mais de 100 regras foram alteradas com a nova legislação trabalhista. As principais são:

1. Flexibilidade no horário de trabalho

O horário de trabalho passou a ser mais flexível e pode ser ajustado num acordo entre a empresa e o próprio funcionário. Isso liberou, por exemplo, a jornada de 12 horas, desde que sejam seguidas de um descanso ininterrupto de 36 horas. Assim, para que o horário possa ser flexibilizado, há duas condições: 

•  limite máximo de dez horas diárias;
•  horas extras compensadas no mesmo mês.

2. Permissão para teletrabalho

O teletrabalho, trabalho remoto ou, ainda, home office, também passou a ser permitido. No entanto, ele deve estar expresso no contrato de trabalho junto com a descrição minuciosa das atividades a serem executadas pelo empregado, o controle de produtividade e o responsável pelos custos e manutenção dos materiais. Além disso, o teletrabalho pode ser revertido em trabalho presencial a qualquer tempo por decisão única do empregador.

3. Terceirização da mão de obra

A terceirização da mão de obra de qualquer setor da empresa também é permitida, inclusive a atividade-fim. A atividade-fim são aquelas operações que estão diretamente relacionadas ao negócio da empresa, o que não era permitido anteriormente. No entanto, atenção: a empresa não pode demitir um trabalhador com carteira assinada para recontratá-lo como terceirizado em menos de 18 meses. Além disso, é preciso muito cuidado para não misturar as funções de um empregado terceirizado com as do empregado celetista. O primeiro não pode executar as funções no lugar do segundo, como em caso de férias, por exemplo, já que essa relação pode configurar vínculo de emprego. O profissional de contabilidade trabalhista deve sempre lembrar que o terceirizado possui vínculo empregatício com a empresa terceirizada e não com a empresa onde ele presta o serviço. 

4. Parcelamento de férias

Desde 2017, as férias podem ser parceladas em até três períodos durante o ano, desde que sejam observadas duas regras principais: um dos períodos deve ter mais de 14 dias corridos e nenhum deles deve ser inferior a cinco dias corridos. Além disso, o início das férias não pode ocorrer nos dias que antecedem feriados ou fins de semana.

5. Não obrigatoriedade da contribuição sindical

A contribuição sindical, valor cobrado anualmente e de forma automática dos funcionários, passou a ser opcional. Assim, ele só poderá ser descontado do salário se o trabalhador autorizar expressamente.

6. Permissão para trabalho intermitente

O trabalho intermitente é um modelo de prestação de serviço em que o trabalho realizado pelo funcionário não é contínuo. O contrato permite, inclusive, que a empresa alterne períodos de inatividade e de trabalho, que pode ser de meses ou apenas algumas horas. Assim, quando a empresa tem necessidade da mão de obra, ela deve fazer o contato com o trabalhador três dias antes da data de início. A remuneração a ser paga também não pode ser inferior ao salário mínimo ou inferior ao salário dos empregados que exercem a mesma função. Se qualquer uma das partes descumprir o contrato, terá que pagar 50% do valor da remuneração combinada para o período.

O profissional de contabilidade trabalhista, no entanto, deve ter muita atenção na folha de pagamento do trabalhador intermitente. Isso porque este modelo de contrato assegura ao colaborador o pagamento de férias, 13º salário e previdência social ao final de cada período de prestação de serviços.

Como é possível perceber, contar com a contabilidade trabalhista é uma das formas mais adequadas de manter a empresa em situação regular com a lei e de assegurar que os direitos de seus colaboradores sejam cumpridos. Além disso, permite que o empresário dedique mais tempo às atividades-fim do seu negócio.