Gestão contábil: os 4 desafios mais comuns e a importância de superá-los

À primeira vista, a gestão contábil pode ser vista como uma tarefa meramente burocrática. Para muitos, é aquele serviço obrigatório, mas que tem a sua utilidade no dia a dia do negócio: auxilia no controle das finanças e das obrigações legais, faz o envio dos tributos e evita problemas com o Fisco. 

No entanto, ela vai muito além disso. E nem todo mundo sabe.

A gestão contábil é a estratégia empresarial que indica como está a saúde financeira do negócio. É quem levanta uma grande quantidade de números e indicadores, reúne tudo, faz comparativos e consegue interpretá-los para o empreendedor. 

Quando esses números se tornam acessíveis à gestão da empresa, o negócio alcança outro patamar. É possível encontrar respostas mais seguras para as perguntas mais importantes do dia a dia: o momento é de crescimento ou de retração? É hora de pisar no freio ou de tirar do papel aqueles projetos que estão na gaveta?

À frente desse gerenciamento, o contador é o profissional que sabe fazer a leitura dos diferentes momentos da empresa e para onde ela está se encaminhando. Isso dá um suporte valioso ao processo de gestão do negócio e garante segurança e assertividade para toda e qualquer tomada de decisões estratégicas.

O papel da gestão contábil na empresa

Uma boa gestão contábil é cada vez mais necessária para as empresas. Afinal, mais do que lidar com informações estratégicas, a contabilidade garante entregas que vão muito além das obrigações básicas: é possível identificar oportunidades, analisar de perto os custos, as despesas e interpretar os dados que podem servir de base para o bom andamento do negócio. 

“Essa gestão desempenha o importante papel de apresentar e traduzir para os demais gestores as informações que podem ser obtidas através da análise das demonstrações contábeis”, explica a especialista contábil da Orsitec, Gislaine Leal de Souza.

O primeiro passo para isso, segundo ela, é priorizar a gestão financeira. A gestão financeira é a base da contabilidade e, junto com a gestão contábil, gera informações relevantes para a análise gerencial do negócio como um todo. 

Depois, é preciso avaliar a situação em que a empresa se encontra. É aí que os principais desafios da gestão contábil de um negócio têm início.

Os 4 desafios da gestão contábil

A gestão contábil não é uma tarefa fácil, mas ela precisa começar de algum lugar. Em geral, o caminho mais curto é identificar onde estão os problemas da empresa e buscar as melhores soluções para, então, consolidar o processo na empresa.

Neste sentido, conheça os 4 desafios mais comuns na implantação da gestão contábil nas empresas.

1. Não investir na boa comunicação entre empresa e contabilidade

A dificuldade ou falha na comunicação entre a empresa e a contabilidade pode implicar em graves consequências e prejudicar a gestão contábil. Primeiro porque pode levar a erros e duplicidade em relatórios importantes que avaliam a saúde do negócio. Depois porque pode acarretar em gastos e pagamentos desnecessários. E, ainda, dificultar o atendimento à legislação.

Por isso, é imprescindível que a comunicação entre empresa e a contabilidade esteja sempre muito bem alinhada. Isso traz benefícios para as duas partes: a contabilidade poderá entregar dados mais fidedignos e a empresa terá maior segurança para tomar decisões estratégicas baseadas nesses números. 

Além disso, uma boa relação entre ambos garante confiança às partes e contribui para gerar mais transparência e integração.

“Conhecendo melhor o negócio do cliente, o contador pode ser mais efetivo na identificação de possíveis problemas e irregularidades, além de contribuir com o planejamento tributário da empresa”, afirma Gislaine. 

2. Não investir em novas tecnologias

O uso de ferramentas tecnológicas impacta cada vez mais no andamento das rotinas contábil e empresarial. Com tanta inovação tecnológica, o mercado exige que todos estejam inseridos nessa transformação. Afinal, quando os processos manuais se tornam automatizados, tudo fica mais ágil, prático e instantâneo. 

O uso da tecnologia está presente em inúmeros processos da gestão contábil. A própria comunicação entre a empresa e o escritório contábil, que pode ser feita de forma online, é o exemplo mais básico de todos. Troca de mensagens via aplicativos e até mesmo via reuniões online facilitam a comunicação e estreitam a relação com o cliente. Com a pandemia de Covid-19, essas facilidades se intensificaram, tornando-se uma parte natural do processo.

No entanto, a inserção da tecnologia na rotina empresarial vai muito além das mensagens instantâneas. O sistema de gestão financeira – os chamados Enterprise Resource Planning ou, simplesmente, ERP – talvez seja o mais importante deles. Com um bom ERP, a empresa consegue gerar informações que amparam os lançamentos na contabilidade, facilitando a integração dos dados, reduzindo a digitação manual dos lançamentos e tornando os dados muito mais fidedignos. 

Além disso, a gestão de documentos e informações no formato digital também favorece o dia a dia entre a empresa e o contador. Ferramentas de armazenamento em nuvem proporcionam o compartilhamento dos documentos de forma mais ágil e eficiente, sem a necessidade da troca por meio físico. 

A assinatura digital vem nesse mesmo caminho, agilizando muitos processos. Ela pode ser feita por meio de certificado digital, que garante a autenticidade de assinaturas, diminui custos e oferece uma economia valiosa de tempo. 

3. Não observar a legislação fiscal e tributária

O cumprimento da legislação é um dos maiores desafios das empresas, principalmente porque ela está sempre em atualização. Todos os dias, novas determinações, entendimentos ou súmulas são publicados pelo governo ou, então, pelo sistema judiciário do país, e é preciso acompanhar essa evolução.

Neste sentido, o contador é o profissional mais adequado para lidar com toda a burocracia contábil que a conformidade legal envolve. No caso das empresas, as questões ligadas à tributação dos serviços e produtos são as áreas  que mais exigem atenção, já que algumas mudanças podem interferir no cálculo dos tributos e nas informações prestadas ao Fisco. 

Na grande maioria das vezes, a empresa não tem um profissional interno com conhecimento em tributação e isso acaba levando a erros nos cadastros dos produtos no sistema próprio, o que reflete também em falhas na emissão de documentos fiscais, nas alíquotas de tributos ou na classificação dos produtos. 

“Um controle importante é o inventário de estoque (no caso das empresas que comercializam) e muitas vezes percebemos clientes sem um controle efetivo das suas mercadorias, matérias-primas e produtos”, explica Gislaine. 

4. Negligenciar o planejamento tributário

Diante da complexidade e da alta carga tributária no Brasil, um bom planejamento tributário ajuda a reduzir significativamente a carga de impostos do negócio. Isso impacta diretamente na saúde financeira da empresa, sem ferir o atendimento à legislação fiscal e tributária. 

No entanto, nem todo mundo dá a importância necessária ao planejamento tributário e acaba negligenciando essa etapa. Esse tipo de atitude pode resultar em consequências que logo irão refletir nas finanças do negócio. É o caso, por exemplo, de:  

• optar pelo regime fiscal inadequado ao perfil da empresa;  
• sofrer com o aumento dos custos devido à alta carga tributária;  
• deixar de utilizar benefícios ou incentivos fiscais ou, então, o aproveitamento de créditos;  
• fazer a incorreta precificação do produto e do serviço e perder competitividade no mercado;  
• pagar impostos desnecessários ou em atraso e ter que arcar com a incidência de juros e multas;
• sofrer penalidades fiscais pelo Fisco.  

Embora esse tipo de planejamento seja necessário já na abertura da empresa (em que é preciso optar pelo regime de tributação), é importante que ele seja revisto com regularidade. 

“O planejamento deve ser revisado anualmente e não estudado somente no momento da abertura da empresa”, explica.

Como  é possível perceber, a gestão contábil reflete positivamente em todos os aspectos da empresa, independente do tamanho e complexidade que ela possua. Isso porque se trata, afinal, de uma estratégia que encontra alternativas focadas no sucesso do empreendimento e dentro da realidade e das possibilidades em que o negócio se encontra.