A internet viabilizou o surgimento de muitos novos negócios, de grandes a pequenos e de todos os tipos de atividades e operações. Mas toda essa facilidade também ampliou a operação informal, o que é um perigo para o bom funcionamento de qualquer empresa.
Embora possa parecer uma opção mais barata e vantajosa em um primeiro momento, manter uma empresa na informalidade oferece riscos que podem comprometer o sucesso e a continuidade do negócio. Afinal, quando a atividade começa a dar sinais de crescimento, a informalidade acaba barrando essa expansão e custando muito mais caro para o empresário.
Neste post vamos mostrar por que sair da informalidade e como fazer isso.
O que significa manter uma empresa na informalidade?
A formalização de uma empresa é o processo que faz com que o negócio opere de acordo com o que rege a lei. Quando isso não acontece, o negócio atua na clandestinidade e, embora não esteja impedido de realizar transações comerciais, pode sofrer consequências negativas, que atingem não só a empresa como também o próprio empresário.
Além disso, a informalidade pode levar o negócio à falência com pouco tempo de funcionamento, ainda que ele tenha chance de chegar mais longe e alcançar o sucesso. Afinal, atuar de forma clandestina é um dos principais impeditivos para o crescimento em larga escala. Isso porque o negócio:
- pode ter problemas com a Receita Federal;
- não consegue emitir notas fiscais;
- tem dificuldade de negociar com fornecedores;
- corre o risco de ser penalizado com multa e outras sanções, como advertência e até interdição, por exemplo;
- não pode participar licitações públicas e fechar negócio com órgãos do governo;
- não consegue acesso a linhas de créditos bancárias;
- pode ter dificuldade para contratar funcionários;
- pode afetar o patrimônio pessoal do empresário, fazendo com que ele tenha que pagar as dívidas da empresa com seus bens particulares;
- não passa credibilidade no mercado, já que muitos clientes não se sentem seguros em firmar um acordo com empresas informais.
Por outro lado, ao formalizar a empresa, o empresário consegue garantir a qualidade dos serviços prestados e evitar que o consumidor seja lesado.
A importância de manter a empresa legalizada
A formalização dará ao negócio um número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), que é a identificação do negócio perante a Receita Federal. Isso permite uma série de operações que são impossíveis para quem se mantém na informalidade.
Veja algumas dessas vantagens.
- Economia de impostos
A regularização irá vincular o negócio a um regime tributário voltado especificamente para pessoas jurídicas, o que permite o enquadramento ao tipo mais favorável para cada situação. No Brasil, esses regimes de tributação possuem alíquotas compatíveis com o faturamento e a realidade do negócio e são muito menores do que para pessoas físicas.
- Emissão de nota fiscal
A empresa só consegue emitir nota fiscal se estiver regularizada na Receita Federal. Além de comprovar a realização de uma venda ou prestação de serviço, a nota fiscal é fundamental para o cliente, principalmente se for pessoa jurídica, já que também precisa da nota fiscal na hora demonstrar que paga os tributos devidos ao governo. Além disso, as notas fiscais são a base da contabilidade da empresa, facilitando a administração do negócio, como o controle de estoque e mensuração de vendas. Assim, você vai poder criar mais assertivamente um plano para redução de custos.
- Obtenção de créditos e investimentos
As empresas precisam de recursos para crescer e, muitas vezes, não têm esse montante disponível no caixa. Por isso, buscam ter acesso a linhas de créditos, empréstimos e financiamentos que são oferecidas aos montes pelas instituições bancárias com taxa de juros bem diferenciadas. Essas facilidades, no entanto, só são permitidas a empresas devidamente legalizadas, uma vez que será necessário apresentar a documentação básica do negócio. Uma empresa regularizada, por exemplo, pode recorrer, até mesmo, ao Banco Nacional do Desenvolvimento Social (BNDES), que dispõe de linhas de crédito exclusivas aos micros e pequenos empreendedores.
- Melhor reputação com clientes, fornecedores e parceiros
Um bom relacionamento empresarial, hoje, depende de algumas garantias – entre elas, de que as partes envolvidas são, de fato, legítimas e não estão envolvidas com operações fraudulentas. Isso vale para clientes, fornecedores ou parceiros, principalmente aqueles com quem a empresa nunca trabalhou antes. Um negócio não registrado, portanto, pode passar uma imagem negativa já na largada e afastar potenciais contatos por não representar um investimento seguro.
- Participação em licitações e fechamento de negócios com o poder público
Fechar um contrato com o poder público pode ser muito interessante para a consolidação e a manutenção da empresa no mercado, especialmente porque garante um fluxo mais constante de produtividade. Para que isso aconteça, a empresa deve participar das chamadas licitações, processos através dos quais a Administração Pública está autorizada a contratar serviços ou adquirir produtos junto à iniciativa privada. A participação nesse procedimento, no entanto, está vinculada à formalização da empresa, que é um dos requisitos básicos dos editais.
- Acesso dos colaboradores aos direitos trabalhistas
Uma empresa não regularizada pode ter dificuldade de contratar funcionários, porque, assim como o próprio empreendimento, eles também serão informais – o que não é uma vantagem para quem trabalha como pessoa física.
Assim, estar com a empresa legalizada (e, em consequência, também suas contratações) impede que os colaboradores fiquem desamparados em relação a seus direitos trabalhistas e previdenciários. Se eles se machucarem no trabalho, por exemplo, poderão ter acesso a um auxílio-doença. Ou, então, se a empregada mulher engravidar, estará assegurada quanto aos seus direitos de licença e ao auxílio-maternidade. Além disso, o tempo de trabalho realizado na empresa também estará sendo contabilizado para fins de aposentadoria no futuro.
Quando nada disso é disponibilizado, a empresa tem mais chance de vir a pagar multas desnecessárias e, ainda, sofrer com o ajuizamento de demandas trabalhistas.
Como legalizar uma empresa?
Para legalizar uma empresa, há algumas formalidades que devem ser respeitadas. Por exemplo:
- elaborar um contrato social ou registro de empresário (no caso do MEI ou empresas com apenas um sócio);
- fazer o registro na Junta Comercial;
- abrir um CNPJ;
- realizar a inscrição estadual;
- solicitar um alvará de funcionamento junto à prefeitura;
- conseguir as licenças e inscrições nos órgãos de regulação estaduais e municipais;
- fazer o cadastro na Previdência Social.
Atualmente, boa parte dessas etapas podem ser realizadas de forma online, sem a necessidade de sair de casa. Ainda assim, pode ser interessante contar com o auxílio de um profissional de contabilidade para evitar contratempos e dores de cabeça. Por isso, conte com a equipe da Orsitec para ajudar nesse processo. E não deixe de formalizar a sua empresa. Esta é, e sempre será, uma decisão inteligente para qualquer empreendedor que sonha em crescer e alcançar o sucesso corporativo!