Os 7 erros mais comuns na hora de emitir uma nota fiscal

Administrar um negócio não é tarefa fácil. E nem mesmo a hora de emitir a nota fiscal está livre disso. Afinal, só o seu correto preenchimento é capaz de manter a empresa em dia com suas obrigações tributárias, recolhendo corretamente os tributos que incidem em suas operações e prestando contas ao cliente. E, claro, também é a única forma de se proteger do radar atento do Fisco e evitar autuações fiscais e suas pesadas multas.

Neste post listamos os 7 erros mais comuns na hora de emitir a nota fiscal para evitar que a sua empresa tenha que enfrentar esse problema.

A emissão da nota fiscal pode até parecer um processo simples. E é. Mas, muitas vezes, também pode ser um desafio para o empreendedor – principalmente porque requer conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária.

Veja, então, os erros e equívocos mais comuns desse processo.

1. Emitir o tipo de nota fiscal errado

O Brasil possui, hoje, diferentes tipos de notas fiscais para atender as variadas especificidades criadas ao longo do tempo. O tipo a ser emitido, no entanto, depende da atividade exercida pela empresa.

Alguns dos mais comuns são:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias) – deve ser emitida na venda de produtos físicos, pois está relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) – é emitida por empreendedores que não realizam processos de vendas com frequência ou, então, por quem não é obrigado a emitir uma nota fiscal;
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) – está intimamente ligada aos serviços de varejo e comércio, sendo emitida por supermercados, farmácias, açougues, restaurantes e bares, o que a faz ter comunicação direta com a Secretaria da Fazenda de cada Estado;
• NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços) – é utilizada para comprovar a prestação de serviços e, por isso, muito utilizada por instituições de ensino, academias e profissionais autônomos, como advogados, jornalistas e médicos, por exemplo, pois está ligada ao Imposto sobre Serviços Prestados (ISS).

2. Confundir nota fiscal com Danfe

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) não são a mesma coisa. O Danfe é um documento obrigatório que deve ser emitido junto com a NF-e e é muito utilizado em compras feitas pela internet. A diferença, no entanto, é que ele se limita a ser uma versão resumida da nota fiscal e serve, basicamente, para acompanhar os produtos durante o transporte até a casa do cliente. No entanto, ele não possui validade jurídica e não pode ser utilizado para comprovar uma venda.

3. Confundir data de competência e emissão

Confundir a data de emissão e a data de competência da nota fiscal pode ser mais comum do que se imagina. Principalmente nos casos em que a empresa vende seu produto ou presta o seu serviço em determinada data, mas, por algum motivo, emite a nota fiscal somente no dia seguinte. Assim, a data de competência é o dia em que o produto foi vendido ou serviço foi prestado. E a data de emissão é o dia em que a nota fiscal foi gerada.

Mas, atenção: para empresas que possuem essa prática como rotina, é importante ficar de olho nas regras de cada prefeitura. Alguns municípios impõem um prazo limite para a emissão da nota após a venda do produto ou prestação do serviço.

4. Reunir várias vendas em uma única nota fiscal

Cada venda realizada precisa de uma nota fiscal. Reunir as várias operações do mês em uma única nota pode até ser mais fácil e rápido, mas pode aumentar as chances de erro na hora de informar os dados, dificultar a identificação de operações isoladas, confundir os impostos a serem recolhidos e gerar dor de cabeça para a empresa, caso o cliente solicite reembolso. Além disso, também pode provocar autuação fiscal.

5. Errar a natureza da operação

A natureza da operação é uma descrição da operação comercial que motivou a emissão da nota fiscal: uma compra, uma venda, uma devolução ou uma transferência, por exemplo. Para cada nota, é permitido informar uma única natureza da operação. Por isso, todo cuidado é pouco, já que preencher uma operação que não faz parte da rotina do negócio pode ser um erro sujeito a punição fiscal. Afinal, o Fisco pode entender como que a empresa está tentando infringir algo, o que configura uma sonegação fiscal.

Esse tipo de erro, inclusive, pode ser mais comum do que se imagina. Principalmente em meio a rotinas atribuladas em que, muitas vezes, os profissionais acabam emitindo notas idênticas em todas as situações.

6. Equivocar-se com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) costuma ser confundido com a natureza da operação, mas se tratam de processos diferentes, ainda que relacionados entre si. O CFOP, no caso, é uma numeração que está presente em notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais. Serve para indicar as informações do produto ou serviço que é objeto da nota fiscal e informar se haverá recolhimento de impostos e outras movimentações financeiras e de estoque que sejam de interesse do Fisco.

O CFOP contém quatro dígitos e cada um deles ajuda a separar as notas fiscais por tipo (nota de entrada ou saída), por região, natureza da operação, finalidade e tipo de produto ou serviço. O primeiro número, por exemplo, se refere ao tipo de operação (por exemplo, se iniciar com 1 é uma operação dentro do Estado e se inicia com 2, fora do Estado), e os demais, à finalidade e ao tipo de produto ou serviço. É isso que irá fixar a tributação sobre a operação e as movimentações financeiras e de estoque de interesse do Fisco.

7. Não corrigir erros e falhas cometidas

Toda nota fiscal é passível de incorreções, falhas e equívocos. Afinal, ninguém está imune de errar. O próprio Fisco entende que isso pode acontecer, por isso ele mesmo concede um prazo específico que permite a retificação desse tipo de problema. No entanto, não corrigi-los ou não fazê-los dentro do prazo concedido pode incidir em autuação fiscal, multas ou outras penalidades. Ou seja: os erros na nota fiscal só será, de fato, um problema caso a empresa deixe de corrigir as inconsistências que ela própria cometeu.

Se esse for o seu caso, ou se a sua empresa tem dúvidas em alguma questão relacionada à nota fiscal, não deixe de contar com a experiência e o conhecimento dos profissionais da Orsitec. Nós podemos lhe ajudar durante todo o processo e, até mesmo, passar orientações assertivas que ajudem a evitar novas falhas. Entre em contato conosco!