Quais documentos devem ser enviados mensalmente para um contador?      

Para que a empresa esteja sempre em dia com suas obrigações fiscais e tributárias, não basta deixar essa responsabilidade apenas nas mãos do contador. Afinal, sem documentos e informações que comprovem as transações e movimentações financeiras realizadas pela empresa no período, ele não consegue fazer nada.

Por isso, é importante que o empresário consiga estabelecer com sua equipe uma rotina de emissão, armazenamento e encaminhamento desses documentos à contabilidade. Só assim, ela poderá cumprir com as obrigações da empresa, como apurar impostos em dia, enviar declarações, fazer a escrituração contábil corretamente e, consequentemente, emitir as demonstrações contábeis, que são peças essenciais para ajudar na tomada de decisão do negócio.

Neste post vamos mostrar os principais documentos a serem enviados mensalmente para o contador.

Documentos a serem enviados todos os meses à contabilidade

Há diversos documentos que servem de base para realizar a escrituração e os lançamentos contábeis de uma empresa. Em comum, todos eles provocaram (ou ainda vão provocar) algum impacto patrimonial e financeiro no negócio, como os comprovantes de gastos e receitas, extratos bancários, empréstimos, duplicatas descontadas e processos judiciais, por exemplo.

1. Notas fiscais 

É por meio das notas fiscais que a empresa consegue comprovar todas as transações que realizou naquele mês. As notas fiscais de entrada dizem respeito às compras realizadas e demais despesas que a empresa teve, assim como também de serviços tomados. Já as notas fiscais de saída têm o papel de registrar as informações referentes ao faturamento da empresa. Quando não é feita a correta emissão e o produto ou serviço é comercializado sem nota, o negócio pode ser enquadrado no crime de sonegação fiscal.

Além disso, com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) não é mais necessário imprimir todas as vias das notas (emitidas ou recebidas), nem digitalizá-las para enviar ao contador. O arquivo XML funciona como versão digital da NF-e e já obedece aos padrões de escrituração fiscal. Neste caso, o próprio contador baixa o arquivo e o importa para os programas que fazem a elaboração das obrigações contábeis e fiscais.

2. Documentos de despesas em geral

Os pagamentos de rotina da empresa, que ajudam a mantê-la funcionando, também não podem ser esquecidos – de guardar e de enviar ao contador. São os casos de faturas de telefone, internet, água, energia elétrica, apólices de seguros contratados e aluguel, por exemplo.

3. Extratos bancários

A movimentação financeira nas contas bancárias da empresa também deve constar na escrituração contábil. Por isso, os seus comprovantes (no caso, os extratos das contas bancárias) precisam estar na lista de documentos a serem enviados ao contador, já que registram as despesas e as receitas financeiras do negócio – e isso inclui, por exemplo, os ganhos de aplicações e pagamento de taxas e tarifas bancárias. O ideal é disponibilizar o arquivo em extensão .ofx para que o contador possa importá-lo.

4. Extratos de meios de pagamento 

No entanto, nem toda movimentação financeira é registrada imediatamente no extrato bancário. É o caso, por exemplo, de quem comercializa seus produtos e serviços por meios alternativos de pagamento, como emissão de boletos e máquinas de cartão de crédito. Nestes casos, embora a transação não entre no registro do extrato bancário no exato instante em que é realizada, na contabilidade, ela fica provisionada na escrituração, como direitos a receber. E se mantém assim até que seja efetivamente compensada e registrada, o que liquida a ocorrência.

5. Comprovante de pagamentos de impostos e encargos trabalhistas

Tanto os impostos quanto os encargos trabalhistas são documentos que correspondem ao pagamento de obrigações e, portanto, deve ser lançado como tal. Comprovantes como a Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) e Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais (DARE), por exemplo, e também os recibos de pagamento de salários, férias, vale transporte e atestados médicos de funcionários devem ser enviados ao contador porque se tratam de operações que requerem o provisionamento de valores antes da compensação. Assim, o comprovante de pagamento serve para liquidar o compromisso e dar baixa no provisionamento.

6. Documentos oriundos da contratação de autônomos 

No caso de profissionais que prestam serviços de forma autônoma – sem vínculo trabalhista, portanto – é preciso considerar a origem do contrato. Uma prestação de serviços realizada por outra empresa, que possua CNPJ, por exemplo, é obrigatória a emissão da nota fiscal na hora do pagamento. Isso não acontece, no entanto, se o prestador de serviços for uma pessoa física, o que pode ser comum em caso de limpeza, pintura, manutenção e entregas, por exemplo. Neste caso, o pagamento pode ser feito por recibo, caso o autônomo não tenha emitido a NF avulsa.

Para a emissão deste recibo, deverá ser enviado ao departamento pessoal alguns dados do prestador do serviço, como: nome completo, CPF e PIS. Mas, é importante lembrar que o serviço contratado de pessoa física fica sempre mais oneroso, antes de fechar o negócio, é bom entrar em contato com o contador!

7. Contratos de empréstimos e financiamentos

No momento da contratação de empréstimos e financiamentos, sejam eles contraídos de instituições bancárias ou até mesmo dos sócios (contratos de mútuos), estes devem ser imediatamente enviados à contabilidade, para serem escriturados e também analisado se caberá recolhimento de algum tipo de imposto (empréstimos entre PJ, por exemplo), onde acarretará IOF e IRRF.

São muitos os documentos e informações imprescindíveis de serem enviados todos os meses ao contador. Por isso, conte com os profissionais da Orsitec, que estão sempre à disposição para ajudá-lo durante esse processo. Afinal, nunca é demais evitar contratempos, risco de sanções pecuniárias e dor de cabeça.